Cómo administrar mi tiempo en la oficina

Seguramente te preguntas, ¿cómo administrar mi tiempo en la oficina?, te gusta lo que haces, pero no has logrado balancear mejor tu vida personal con el tiempo que dedicas a tu trabajo.

Existen muchos libros, videos y conferencias sobre la administración del tiempo, sin embargo, queremos llegar al punto para que no te enredes a la hora de hacer correctamente los cambios.

Estos 5 consejos los encontramos en Gutenberg y te los queremos compartir.

¿Cómo administrar mi tiempo? 5 consejos

Técnica #1: Haz y usa listas

No hay una sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas. Y simplemente porque no es posible que guardes toda la información en tu cabeza.

Recomendación:

En la agenda debes tener los datos más importantes de cada día.
Tener el listado de tareas diarias, llamadas que debes hacer o devolver, el horario de tus reuniones y los temas que tú debes comunicarle a las personas que trabajan contigo.
Prueba escribiendo tus tareas, es la forma más fácil de recordar tus responsabilidades diarias.

Técnica #2: Apoya a tu memoria con folders

La idea es simple: Tienes 90 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tienes pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes.

Recomendación:

Toma un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el número del día que planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te acuerdes. Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.
Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado te puede funcionar mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.

¡Tampoco exageres!

Técnica #3: Minimiza las reuniones

No todo necesita una reunión para llevarse a cabo. Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse, o para presumir ser importantes. Pero la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales ni útiles para trabajar. Requieres tener una estrategia para minimizarlas cuanto sea posible.

Recomendación:

Si tú eres quien las dirige, procura ser breve y enfocado. Si tienes que asistir a alguna, analiza si es necesario que lo hagas. Si no, busca la manera de evitarla.

Técnica #4: Bloquea tu tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. ¿Pero has intentado bloquear tu tiempo personal para las actividades de tu trabajo?

Recomendación:

Planea citas de trabajo contigo mismo, la meta es tener el menos tiempo posible sin asignar citas. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.

Técnica #5: Aprovecha los tiempos muertos

Hoy en día todo es portable, . Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de cualquier tema –todo está disponible en Internet, a través de tu iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y DVDs. Puedes usar YouTube para ver gatos esquiando, o puedes leer sobre un tema que te ayude en tu negocio.

No hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, atorado en el tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión

Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails. Pero es un error por tres razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y si es algo importante lo harás mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes te comunicarás; y tres, te quita tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.

Además, el uso disciplinado del tiempo que todos los demás desperdician te da una ventaja. El escritor de thrillers legales, Scott Turow, escribió su primera novela usando los traslados matutinos en tren. Todos a su alrededor sólo mataban el tiempo. Para la mayoría de la gente, estos minutos son irrelevantes. No seas uno de ellos.

Tomado de Gutenberg Rocks